در این شیوه‌نامه ضوابط و شرائط برگزاری نشست‌های ژورنال کلاب در شش بند ارائه می‌شود:

 الف- نحوۀ انتخاب موضوع

حوزه‌های موضوعی ژورنال کلاب توسط مسئول کمیتۀ پژوهش[1] و با مشورت اعضاء و مشاوران انتخاب می‌شود.

 ب- نحوۀ انتخاب مقاله‌

برای هر جلسه ژورنال کلاب، دو مقاله (یکی فارسی و یکی لاتین) انتخاب می‌شود. گزینش هر دو مقاله‌ توسط مدیر هر جلسه (که از متخصصان آن حوزه موضوعی است) و با مشورت اعضاء کمیته صورت می‌پذیرد.

 ج- ویژگی‌های مقاله‌های انتخاب شده

مقالۀ انتخاب شده برای ژورنال کلاب بهتر است دارای ویژگی‎های زیر باشد:

• مبانی نظری قابل اعتنایی داشته باشد،
• حاصل انجام یک پژوهش باشد،
• بیش از یک سال از زمان انتشار آن نگذشته باشد،
• دارای نوآوری‌هایی در روش و نحوۀ اجرای پژوهش باشد،
• نتایج و پیشنهادهای آن قابل بحث و بررسی باشد و بر گنجینۀ دانش آن حوزه موضوعی بیفزاید.

 د- مدیر جلسه و وظائف وی

مدیر جلسه توسط مسئول کمیته و پس از رایزنی با اعضاء و مشاوران کمیته انتخاب می‌شود. مدیر جلسه بهتر است یکی از متخصصان و پژوهشگران حوزۀ موضوعی مرتبط با برنامۀ ژورنال کلاب باشد. مدیر جلسه دارای وظائف زیر است:

• انتخاب دو مقالۀ فارسی و انگلیسی برای طرح در جلسۀ ژورنال کلاب
• رایزنی و هماهنگی با مسئول و اعضاء کمیتۀ پژوهش برای نهائی کردن برنامه
• هماهنگی با نویسندگان و یا افراد دیگری که مسئولیت ارائۀ مقاله‌ها را در جلسه بر عهده خواهند داشت،
• مدیریت جلسۀ ژورنال کلاب و برنامه‌ریزی برای استفاده از نظرهای حضار،
• انجام جمع‌بندی و بیان آموزه‌های جلسه،
• تهیۀ گزارش جلسه جهت انتشار در نشریۀ الکترونیکی انجمن

هـ – نحوۀ برگزاری جلسه‌های ژورنال کلاب

جلسه‌ها به صورت ماهیانه و در هفته پایانی هر ماه در یکی از حوزه‌های موضوعی و تخصصی رشته علم اطلاعات و دانش‌شناسی برگزار خواهد شد. مکان برگزاری نشست‌ها پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران (ایرانداک) وزمان پیش‌بینی شده برای جلسه‌ها 120 دقیقه است. در صورت فراهم شدن امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، تلاش می‌‌شود ارائۀ مجازی و تعاملی این جلسه‌ها نیز دنبال شود. برای برگزاری هر جلسه، اطلاع‌رسانی لازم در قالب پوستر و تهیۀ خبر صورت می‌پذیرد.

جلسه با ارائۀ مقدمه‌ای کوتاه از سوی مدیر جلسه آغاز می‌شود. در آغاز نشست همچنین فرم‌های ارزیابی هر مقاله به صورت جداگانه میان حضار توزیع می‌شود پس از آن، یکی از نویسندگان مقالۀ فارسی زبان در بیست دقیقه، محتوای مقاله را معرفی می‌کند. بهتر است برای ارائه از اسلایدهای نمایشی استفاده شود. پس از آن، مدیر جلسه بر اساس فرم‌های ارزیابی گردآوری شده به شرکت‌کنندگان داوطلب برای اظهارنظر در جلسه فرصت می‌دهد تا به ترتیب نظر خود را دربارۀ هر کدام از مقاله‌ها ارائه دهند. پس از نیم ساعت بحث و بررسی، نوبت به ارائۀ مقالۀ انگلیسی زبان می‌رسد. مدیر جلسه و یا یکی از افراد داوطلب، محتوای مقاله را در بیست دقیقه ارائه می‌دهد. پس از آن، مدیر جلسه بر اساس فرم‌های ارزیابی گردآوری شده، به شرکت‌کنندگان داوطلب برای اظهار نظر فرصت می‎دهد تا در سی دقیقه نظرات خود را ارائه دهند. در پایان مدیر جلسه یک جمع‌بندی از کل جلسه ارائه می‌دهد.

 و- معیارها و بخش‌های مورد ارزیابی در مقاله‌ها

مقاله‌های ارائه شده در نشست با استفاده از یک فرم با عنوان “فرم ارزیابی مقاله در نشست‌های ژورنال کلاب” و توسط شرکت‌کنندگان در نشست ارزیابی می‌شوند. این فرم حاوی بخش‌های زیر است که می‌بایست ارزیابی شوند:

عنوان، چکیده، مقدمه، بیان مسئله، پرسش‌ها و فرضیه‌ها، روش پژوهش، جامعه، نمونه و شیوۀ نمونه‌گیری، روش انجام پژوهش، یافته‌ها، بحث و نتیجه‌گیری، پیشنهادهای نظری و پیشنهادهای عملیاتی

همچنین در فرم یک کادر برای ارائۀ نظرهای تفصیلی شرکت‌کنندگان در رابطه با مقاله و بخش‌های مختلف آن درنظر گرفته شده است. مدیر جلسه بر اساس اطلاعات پر شده در این بخش، به شرکت‌کنندگان فرصت اظهارنظر می‌دهد.

در پایان نشست‌های ژورنال کلاب برگزار شده در هر سال، امتیازهای ارائه شده در فرم‌ها جمع‌بندی و از آنها میانگین گرفته می‌شود. بر اساس میانگین‌ امتیازهای به دست آمده، مقالۀ برتر فارسی زبان و مقالۀ برتر انگلیسی زبان معرفی خواهد شد.

 ز- اطلاع‌رسانی محتوای نشست‌ها

تلاش می‌شود تا اطلاعات نشست‌های ژورنال کلاب به شکل‌های زیر اطلاع‌رسانی شود:

• پخش نشست از طریق رادیو و یا شبکه‌های تصویری مجازی
• انتشار خبر تفصیلی نشست در خبرگزاری‌ها و گروه‌های بحث تخصصی
• انتشار گزارش تفصیلی نشست‌ها در نشریه الکترونیکی انجمن (شناسه)
• بارگذاری فایل صوتی نشست‌ها بر روی سایت انجمن

[1] از این پس برای اختصار، به جای عبارت “کمیته پژوهش” از واژه “کمیته” استفاده می شود.