دهمین نشست تخصصی زنده (لایو) انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران با موضوع «بررسی و نقد دستورالعمل مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی» در روز سه‌شنبه 28 بهمن۱۳۹۹ و از ساعت ۱9 تا 21 در صفحه اینستاگرام انجمن برگزار شد. در این نشست، آقایان مهندس احسان آفریده ثانی (مدیرعامل شرکت مشاوره مهندسی نداک (دانش بنیان)- مجری طرح های تخصصی مدیریت دانش) و امیر ریسمانباف (رییس مرکز اطلاع رسانی و کتابخانه سازمان آب و برق خوزستان) دیدگاه‌های خود را در رابطه با موضوع جلسه تبیین کردند. مجری-کارشناس این نشست، دکتر محمد زره‌ساز عضو هیئت علمی دانشگاه خوارزمی و مسئول کمیته پژوهش انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران بود.
در ابتدای نشست، دکتر زره‌ساز با اشاره به اهمیت ابلاغ دستورالعمل مدیریت دانش به سازمان‌ها و دستگاه‌های اجرایی به پیشگام بودن انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران در معرفی و نقد این دستورالعمل اشاره و مهمانان جلسه را معرفی کرد. در ادامه آقای مهندس آفریده ثانی از طراحان این دستورالعمل توضیحاتی را در رابطه با آن ارائه کرد. ایشان در این رابطه گفت: «ما در کشور برای بحث مدیریت دانش الزامات بالادستی خوبی را تا به امروز داشته و داریم. اگر بخواهم اشاره کنم به عنوان مثال؛ الزامات نظام اداری که مقام معظم رهبری ابلاغ فرمودند که دانش‌بنیان کردن نظام اداری از طریق پیاده‌سازی مدیریت دانش را برای همه قواهای سه‌گانه و دستگاه‌ها تکلیف کرده است که در این حوزه اقدام کنند. نقشه جامعه علمی کشور را داشتیم که بحث مدیریت دانش را الزام کرده بود؛ نقشه راه اصلاح نظام اداری که رییس جمهور ابلاغ کردند و بحث مدیریت دانش را کاملاً الزام کرده بود؛ برنامه چهارم، برنامه پنجم و برنامه ششم توسعه کشور، بحث مدیریت دانش را الزام کرده بود و الزامات بالادستی خوبی را ما تا کنون داشتیم؛ ولی تا به امروز یک دستورالعمل و یک نظامنامه‌ای نداشتیم که بگوید دستگاه اداری چگونه ورود کند و این کار را انجام بدهد؟ از کجا شروع کند؟ در سال 97 بود که سازمان اداری استخدامی یک طرح پژوهشی را تعریف کرد که بنده هم این افتخار را داشتم که عضوی از آن تیم پژوهشی بودم. سال 97 مجموعه سازمان استخدامی یک قراردادی را با مجموعه جهاد دانشگاهی امضاء کرد و این کار به آن‌ها واگذار شد؛ تقریباً این قرارداد سه بخش اصلی داشت: تدوین مدل مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی کشور…؛ قسمت دوم تدوین نظامنامه که الان دستورالعمل شده است، تدوین دستورالعمل مدیریت دانش دستگاه اجرایی کشور بود؛ قسمت سوم اجرای این دستورالعمل در سازمان اداری و استخدامی و یک‌سری مجموعه‌های دیگر به صورت پایلوت بود…» ایشان با اشاره به مفصل‌تر بودن نسخه اولیه دستورالعمل افزود: «نکته‌ای که وجود دارد آن نظامنامه‌ای که در سازمان اداری و استخدامی تهیه شد خیلی کامل‌تر از چیزی بود که در نهایت ابلاغ شد. نظامنامه حدود 93 صفحه بود و شامل 9 پیوست بود که بحث مدل، متولی، شرح وظایف، فرهنگ‌سازی و آموزش، استراتژی، شناسایی کلان‌گرهای دانشی، تسهیل‌گرها، تکنیک‌ها و ویژگی‌های سامانه‌های مناسب نرم‌افزاری مدیریت دانش راجع به همه این‌ها یک‌سری خطوط راهنما ارائه شده بود که بتواند روشن‌گر دستگاه‌هایی باشد که در این حوزه فعالیت کنند. منتهی به هر دلیل این را یک مقداری خلاصه کردند…» آقای مهندس آفریده ثانی در ادامه ضمن اعلام این نکته که در آینده قرار است الباقی این دستورالعمل هم ابلاغ شود به معرفی بخش‌های مختلف این دستورالعمل پرداخت.
پس از ارائه این توضیحات، دکتر زره‌ساز ضمن بیان این نکته که ابلاغ این دستورالعمل به سازمان‌ها می‌تواند یک گام به جلو به حساب آید، به برخی از نقدها اشاره و به نادیده گرفته شدن جایگاه کتابخانه‌ها و مراکز اسناد فعال در سازمان‌های اجرایی اعتراض کرد و افزود: «با توجه به اینکه کتابخانه‌های تخصصی و آرشیوهای فعال در سازمان‌های اجرایی وظیفه گردآوری، مستندسازی، سازماندهی و به اشتراک‌گذاری دانش‌های عینی و ضمنی آن سازمان‌ها را دارند چرا در این دستورالعمل نادیده گرفته شده‌اند؟» آقای مهندس آفریده ثانی ضمن وارد دانستن این نقد افزود: «بله فرمایش شما درست است. بحث مدیریت دانش همان‌طور که عرض کردم دو قسمت است: 1- دانش آشکار 2- دانش ضمنی، دانش‌های آشکار محل اصلی و نگهداری آن در سازمان‌ها، کتابخانه‌ها و مراکز اسناد، آرشیوها هستند و می‌توانند نقش خوبی ایفا کنند و همین‌طور که آقای دکتر شما اشاره فرمودید متاسفانه جایگاه کتابخانه‌ها در خیلی از سازمان‌ها ضعیف می‌شود و این اصلاً اقدام خوبی نیست و نشان می‌دهد سازمان‌های ما یک مقدار از این بحث‌های دانش متاسفانه دور می‌افتند. در نظامنامه‌ای که تدوین شد مشخصاً اشاره‌ای به کتابخانه و مرکز اسناد و آرشیو نشده ولی در یک بند گفته بود که دستگاه اجرایی موظف است به انتخاب کارگروه یکی از واحدها را به عنوان متولی انتخاب بکند و به چند واحد هم اشاره شده بود؛ مثلاً آموزش، منابع انسانی، برخی از سازمان‌ها واحدی به نام تحول اداری دارند؛ ولی نوشته بود به انتخاب خود دستگاه باید این اتفاق بیفتد و آن واحد انتخاب بشود. ولی مشخصاً جایگاه آن کجا باشد را تعیین نکرده بودند! در مجموعه‌ای که خدمت آن‌ها مشاور بودیم دیدم جاهایی که مرکز اسناد و کتابخانه، آرشیو خوبی داشتند؛ نقش خوبی در حوزه مدیریت دانش ایفا کردند. یک مقداری در سازمان‌های ما سلیقه‌ای شده است؛ مثلاً نگاه می‌کنند کدام واحد قوی‌تر است؟ کتابخانه در یک مجموعه‌ای خیلی قوی باشد می‌توانند نقش جدی‌تر ایفا کند. در برخی از مجموعه‌ها واقعاً تشکیلات خاصی ندارند طبیعتاً نمی‌تواند ورود کند؛ ولی مشخصاً متولی تعیین شده باشد یا به کتابخانه‌ها و مراکز اسناد اشاره شده باشد اتفاق نیفتاده است و در کل به انتخاب خود دستگاه گذاشتند…»
در ادامه جلسه مهمان دیگر این نشست، آقای ریسمانباف، با اشاره به سوابق فعالیت خود در حوزه مدیریت دانش گفت: «در حوزه مدیریت دانش در دوره دانشجویی و دوره دکتری در دانشگاه فردوسی مشهد برای من فرصتی بود که در شرکت آب منطقه‌ای خراسان رضوی یک مدتی حضور داشتم و پروژه مدیریت دانش را در آن جا شروع کردیم خوشبختانه منجر به کسب جایزه ملی هم شد و زمانی که به خوزستان برگشتم در آب و برق استان خوزستان این پروژه را ما سال 95 شروع کردیم و در جنب این موضوع مدتی با سازمان برنامه و بودجه استان خوزستان در حوزه مدیریت دانش کار می‌کردم و مدتی با شرکت آب و فاضلاب استان خوزستان در حوزه مدیریت دانش همکاری داشتم و جاهایی که دورادور بوده شرکت صنایع فولاد، شرکت ملی مناطق نفتخیز جنوب بوده و امثال این‌ها که در حد مشاوره‌های دوستانه‌ای بوده که عمدتاً با همکاران کتابدار و در جاهایی هم اصلاً به آن معنا کتابخانه نداشته است همکاری داشتیم…» ایشان با اشاره به نقدهای انجام شده بر مدیریت دانش، این نقدها را در سه دسته تقسیم‌بندی کرد: «دسته اول نقدهایی که عمدتاً نقدهای درون رشته‌ای ما است و شاید مدیریت دانش روی یک رقیبی که به نوعی برندسازی کاذب شاید انجام می‌دهد و پیشینه حوزه‌ای به نام مدیریت اطلاعات که خود مدیریت اطلاعات شکل گرفته از یک زمینه قدیمی‌تر به نام مدیریت داده‌های سازمانی است. یک سنخ از این نقدها، نقدهای درون رشته‌ای و درون حرفه‌ای ما است گویا مدیریت دانش را یک رقیبی در مصاف با مدیریت اطلاعات می‌بیند که قدمت بیشتری دارد.یک‌سری نقدها اصولاً نقدهای ایدئولوژیک هستند. بافت، محتوا، زمینه، فضایی که مدیریت دانش از آن برآمده است فضای سرمایه‌داری است، فضای منطق بازار آزاد است و پُست مدرن‌ها که غالباً منتقد سرمایه‌داری هستند معتقدند که این خیلی از اشکالات و ایراداتی که روی بحث سرمایه‌داری و منطق بازار آزاد است را تشدید خواهد کرد و آمده که یک پوشش، لفاف شیکی به این قضیه بدهد؛ چون در مدیریت دانش منطق اصلی این است که شما به عنوان یک سازمان به عنوان یک مجموعه سازمانی باید در مصاف با رقبا مستمراً مزیت نسبی ایجاد بکنید تا با ارتقای بهره‌وری بتوانید باقی بمانید. این منطق بازار آزاد است و کسانی که اساساً با سرمایه‌داری بازار آزاد مشکل دارند، نقدهای خود را به مدیریت دانش هم معطوف می‌کنند. بخش دیگری از نقدها معطوف به تجربه‌های شکست‌خورده که کم هم نیست از سازمان‌ها، شرکت‌ها، محیط‌های کسب‌وکار که سراغ مدیریت دانش رفتند اما برون‌داد و خروجی که انتظار می‌رفته است به دست نیاوردند. خود من معتقد هستم دست‌آوردهای این حوزه این‌قدر هست که نشود آن را ندید گرفت و بنابراین من از این که با برخی نقدها موافق هستم و لزوم برخی از تعدیل‌ها در ادبیات مدیریت دانش که یک مقداری اغراق در ادبیات این حوزه است که تقلیل‌گرایانه است و خیلی از واقعیت‌ها و جنبه‌های رئال محیط‌های سازمانی را عالماً، عامداً اغلب از کنار آن می‌گذرد. برای ساده‌سازی این موضوع و یک مقداری ساده‌انگارانه است آن چیزی که گفته می‌شود با مدیریت دانش خیلی از مسائل ما حل می‌شود یا ارزش‌افزوده‌های آن چنانی خواهیم داشت. خیلی از مفروض‌ها، الزامات، پیش‌زمینه‌ها نیاز است که معمولاً اهالی مدیریت دانش از کنار این می‌گذرند؛ مثلاً من کتابدار نمی‌توانم بپذیرم که در یک سازمانی که آرشیو درست و درمانی ندارد، تغذیه اطلاعاتی درستی افراد آن سازمان نمی‌شوند، انتظار داشته باشم که مثلاً ما همه زمینه‌های مدیریت دانش فراهم کنیم. وقتی به این خوراک اطلاعاتی مناسبی ندادید از آن خیلی نمی‌شود خروجی‌های قابل ملاحظه را انتظار داشت. بنابراین باید در یک نگاه نظام‌مندی و گسترده‌تر از آن چیزی که معمولاً اهالی مدیریت دانش در ادبیات به کار می‌گیرند، ببینیم؛ یک مقدار این‌ها ساده‌سازی ماجرا است. در مجموع منطق مدیریت دانش که برپایه آن شکل گرفته است را یک منطق قابل دفاع می‌دانم.» آقای ریسمانباف در ادامه، به نقاط قوت و ضعف دستورالعمل مدیریت دانش اشاره کرد: «این دستورالعمل دو حُسن دارد: اول این که به خودی خود وجود این دستورالعمل صرف‌نظر از این که چگونه باشد؟ کلیت آن خوب است چرا؟ چون متاسفانه باید بگویم اقتصاد کشور ما به دلیل این که یک اقتصاد دولتی است، این‌ها خود به خود به سمت مدیریت دانش نمی‌روند و نخواهند رفت… به خودی خود دادن این دستورالعمل برای این که یک انگیزه‌ای ایجاد بکند، برای این که حرکت و تکاپویی در بخش‌های دولتی ایجاد بکند برای رفتن به سمت مدیریت دانش به خصوص برای بخش‌های دولتی غیرصنعتی؛ مثل آموزش و پرورش و امثالهم این جاها در سال‌های گذشته خیلی کمتر به سمت این داستان رفتند؛ حالا بخش‌های صنعتی یک مقدار بیشتر رفتند. دوم اینکه این دستورالعمل می‌تواند یک مرجعی باشد. خود ما در سازمان آب و برق خوزستان که از سال 95 شروع کردیم، یک چیزی بود که انگار خود ما در متون به این نتیجه رسیده بودیم که این کار خوب است و باید انجام بدهیم؛ یعنی هیچ مرجع و مبنایی برای استناد وجود نداشت. یعنی اگر می‌خواستیم حتی نرم‌افزار مدیریت دانش بخریم ممیز ایراد می‌گرفت که به استناد کجا به ما تکلیف شده است که باید مدیریت دانش داشته باشید که حالا شما می‌خواهید برای نرم‌افزار هزینه کنید یا برای کارگاه آموزشی و امثال آن هزینه کنید. بنابراین از این دو جهت یک نیاز بوده است منتهی نقدی که بر این دستورالعمل است؛ اولاً دستگاه دولتی یعنی قوه عاقله‌ای که قاعدتاً باید در این ساختار دولتی باشد قطعاً می‌داند که نه مدیریت دانش و هیچ فناوری مدیریتی با دستورالعمل این‌ها اجرایی نخواهد شد. الان سال‌ها است که برنامه اصلاح اداری کشور ابلاغ شد، کمیته‌های مختلفی هم دارد؛ کمیته سرمایه انسانی، کمیته ساختار و فناوری مدیریتی، کمیته دولت الکترونیک و هوشمندسازی، پنج تا کمیته است که این‌ها باید این برنامه را اجرا بکنند. آن برنامه و شاخص‌هایی که در آن برنامه است و زمینه‌هایی که آن جا ذکر شده است پیش‌زمینه مدیریت دانش است؛ مثلاً تا زمانی که در دستگاه‌های دولتی ما شایسته‌سالاری و ضابطه‌مند شدن انتصابات و ضابطه‌مند شدن جذب و نگهداری نیرو و فرآیندهای مرتبط با این‌ها وجود نداشته باشد. واقعاً ساده‌انگارانه است ما بگوییم مدیریت دانش را می‌توانیم با یک دستورالعمل پیاده‌سازی کنیم؛ چون فرد باید اقناع شده باشد که سیستم و ساختار به نحوی است که به نسبت دانش، مهارت، هوشمندی، حساسیت او در تحلیل مسائل، او را می‌بیند، به او ارتقاء می‌دهد؛ در پست‌های مدیریتی منصوب می‌کند. در بخش‌های رسمی و غیررسمی بود و هدف مشورت قرار می‌دهد، در کمیته‌های راهبردی آن را به عضویت درمی‌آورد. تا زمانی که این فضا نباشد چه چیزی شما می‌توانید به این فرد ارائه بدهید که او انگیزه پیدا کند و به این سنخ برنامه بپیوندد.
نکته بعد این است من نمی‌خواهم اسم ببرم، چون با دوستان مدیریت دانشی به خصوص وزارتخانه‌هایی که یک مقدار حالت صنعتی دارند؛ مثل وزارت نفت، نیرو با این‌ها به خاطر بحث مدیریت دانش در ارتباط هستیم همین الان که من خدمت شما هستم در کنار ابلاغ دستورالعمل مدیریت دانش یک دستورالعمل دیگر هم ابلاغ شده است در رابطه با مستندسازی طرح‌های عمرانی… وقتی می‌گویم این قوه عاقله من شک دارم این داستان‌ها باشد شما وقتی که این موازی‌کاری‌ها را انجام می‌دهید اولین نتیجه لوث شدن موضوع در دستگاه‌های اجرایی است؛ یعنی من که در سازمان نشستم یک روز نامه می‌آید که در مورد مدیریت دانش چه کار کردید؟ یک‌سری گزارش‌ها باید بدهم. فردا راجع به طرح مستندسازی عمرانی چه کار کردید؟ باز یک‌سری گزارش می‌دهم این بازی بوروکراتیک بی‌معنا است. دوباره می‌گویند راجع به مدیریت پروژه‌ها چه کار کردید؟ در صورتی که خیلی این‌ها با هم مرتبط هستند، درست تفاوت‌های ظریفی با هم دارند. مدیریت دانش یک مفهوم در بنیاد فرهنگی است؛ مستندسازی در دنیا یک مفهوم فرآیندی است؛ پی‌ام‌باک در دنیا یک مفهوم تکنیکال است و این‌ها خیلی با هم در ارتباط هستند. این تعدد دستورالعمل‌ها جز کلافه کردن، سردرگمی، لوث کردن مفاهیم خیلی زدگی ایجاد می‌کند… می‌توانست بگوید سازمان‌ها باید الزامات مدیریت دانش در ایزو 9001 که می‌دانید از ویرایش 2015 به بعد الزامات مدیریت دانش دارد، در واقع باید به این الزامات متعهد بشوید و زمانی که ایزو 9001 را می‌خوانید، آن جا گایدلاین می‌دهد؛ مثلاً دستورالعمل مدیریت دانش می‌گوید شبکه ملی مدیریت دانش و من به شما بگویم شبکه ملی مدیریت دانش زنگ بزرگ نشانه نزدن است. اول باید سازمان‌ها سال‌ها طول بکشد که اول خودشان با این مفهوم آشنا بشوند بعد به سمت این بحث بروند یا در این دستورالعمل آمده است که مدل سنجش بلوغ مگر در سازمان اداری، استخدامی می‌تواند یک مدل سنجش بلوغ را ابلاغ بکند؟! ….
نکته آخر می‌خواهم بگویم و واقعاً برای من جای تعجب است این که اتفاقاً در جاهایی که باید این دستورالعمل ورود می‌کرده آن جا از کنارش گذشته است. یکی از مهم‌ترین بحث‌ها ردیف بودجه است ما الان در دستگاه‌های اجرایی یک مشکلی که داریم این که بالاخره این‌هایی که شرکت می‌کنند حداقل برای شروع، برای این که راه بیفتد بحث پرداخت پاداش را باید داشته باشیم. انتظار می‌رفت که در این دستورالعمل بگوید؛ مثلاً دستگاه‌های اجرایی از محل خارج از شمول یا ردیف فلان بودجه اعتباری ده درصد بودجه سالانه کارکنان را می‌توانند به مدیریت دانش اختصاص بدهند. این نکته اصلی دیده نشده است حالا دستگاه بروند اجرا بکنند محل اعتبارات از کدام ردیف باشد؟ یا مثلاً جایی که باید حتماً وارد می‌شده و می‌گفته این که متولی این مسئله گفته متولی، کمیسیون توسعه مدیریت یکی از کمیته‌ها را باید مأمور کند. کمیته توسعه مدیریت پنج کمیته دارد:
- کمیته ساختار و فناوری مدیریتی
- کمیته توسعه دولت الکترونیک و هوشمندسازی
- کمیته سرمایه انسانی
- کمیته مدیریت عملکرد
- کمیته سلامت اداری، صیانت از حقوق مردم
وظایف این کمیته‌ها کاملاً مشخص است و مشخص که کمیته ساختار فناوری مدیریتی باید پیگیر بحث مدیریت دانش باشد این جا از کنارش گذشته است؛ ولی گفته شبکه ملی یا حتی زمینه‌های ریزشده که گفته در این زمینه‌های مدیریت شما مستندسازی بکنید، بهتر است. بنابراین اگر قرار است واقعاً به نتیجه برسد نه این که فقط یک چیزی به امضای ریاست جمهوری صادر شده باشد به نظر من هم از نظر محتوا و هم از نظر ساختاری باید بازنگری بشود. یک‌سری موارد هم هست که دوستان در کامنت‌ها گفتند و من به آن‌ها اشاره نمی‌کنم. بحث اصلی، بحث فرهنگ‌سازی است که در دستورالعمل اشاره مستقیم به نظر من حتی غیرمستقیم هم به آن نشده است…»
