در ابتدای این نشست، دکتر محمد زره‌ساز دبیر علمی کنگره پنجم ضمن خوشامدگوئی به حضار، گزارشی از چهار کنگره برگزار شده پیشین ارائه داد. ایشان در این گزارش، به برگزاری 61 پنل یا نشست تخصصی و حضور 201 نفر از اعضای هیئت علمی، متخصصان، حرفه‌مندان و دانشجویان به عنوان پنلیست در چهار کنگره پیشین اشاره کرد. وی تأکید کرد که برخی از پنلیست‌ها بر مبنای تخصص و جایگاه علمی و سازمانی خود در این چهار کنگره در چند پنل و یا کنگره حضور داشته‌اند و خاطر نشان ساخت که این تعداد از افراد فعال در پنل‌ها می‌تواند بیانگر تلاش انجمن برای استفاده از ظرفیت خبرگان و حرفه‌مندان در سطح ملی و حتی بین‌المللی باشد. عضو هیئت علمی دانشگاه خوارزمی در ادامه به تصویب طرح پژوهشی داخلی در این دانشگاه اشاره کرد که بر اساس آن داده‌های کلیه پنل‌های چهار کنگره پیشین مورد تحلیل و ارزیابی علمی قرار خواهد گرفت و فرصت‌ها، چالش‌ها و راه‌حل‌های ارائه شده توسط خبرگان در پنل‌ها مشخص خواهد شد. وی ابراز امیدواری کرد که بر اساس این داده‌ها بتوان مباحث هدفمندتری را در پنل‌های کنگره پنجم طرح کرد. ایشان همچنین از طراحی فرم پیشنهاد پنل برای کنگره پنجم خبر داد و اعلام کرد که به زودی این فرم در اختیار صاحبنظران قرار خواهد گرفت تا از آن طریق بتوانند پنل‌ها و موضوعات قابل طرح در کنگره را پیشنهاد دهند. زره‌ساز در پایان اعلام کرد که تم اصلی کنگره امسال به احتمال زیاد «آینده علوم اطلاعات، کتابخانه‌ها و آرشیوها با توجه به تحولات نوپدید در ایران و جهان» خواهد بود و در پایان سخنانش خواستار ارائه نظرات حضار در رابطه با این تم و سایر موضوعات اجرائی و علمی مرتبط با کنگره شد.
در ادامه نشست، دکتر فریبرز خسروی، رئیس انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی، با ابراز خوشحالی بابت حضور جوانان در این جلسه، از ایمیل رئیس کمیته دائمی یونی مارک پس از کنگره پارسال خبر داد که در آن، از حضور متخصصان علوم اطلاعات ایران در پنل‌های تخصصی کنگره ابراز شگفتی کرده بود. ایشان خواستار ارائه نقدهای صریح و بی‌پرده حضار شد تا با شناسائی ضعف‌ها، امکان برگزاری باکیفیت بهتر کنگره پنجم فراهم شود. معاون کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران در نقد فعالیت‌های کنگره‌های پیشین، خواستار رعایت بیشتر نظم پنل‌ها و شروع به موقع و سرساعت آنها شد و عنوان کرد که کتابداری ایران به لطف فعالیت‌های علمی و حرفه‌ای بزرگانی چون پوری سلطانی در منطقه خاورمیانه از کیفیت بالائی برخوردار بوده است ولی در سال‌های اخیر این احساس پدید آمده که در حال عقب افتادن از سایر کشورها و کاهش کیفیت برخی از فعالیت‌های به ویژه حرفه‌ای هستیم که این نکته باید در کنگره مورد بررسی و بحث قرار گیرد. ایشان با اشاره به مشکلات اقتصادی و همچنین تجربه‌های خود از سفرهای ایفلا خواستار تجدیدنظر در نحوه پذیرائی و ارائه وعده نهار در کنگره شد.
آقای فرامرز مسعودی، عضو کمیته راهبری کنگره، نیز به نمایندگی از کمیته اجرائی به حضار خوشامد گفت و اعلام کرد که با حضور سرکار خانم خراسانچی دبیر اجرائی کنگره، نشست‌های تخصصی و اجرائی بیشتری با حضور داوطلبان دانشجو و سایر مرتبطان برگزار خواهد شد. ایشان خواستار ارائه نقدهای صریح از سوی حضار شد و فرایند ارزیابی کنگره را به عنوان یکی از فرایندهای اصلی این رویداد معرفی و تشریح کرد.
دکتر صالح زمانی، مدیر دفتر امور بین‌الملل سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، ضمن تشکر از فعالیت‌های انجام شده در کنگره متخصصان، به نقل از یکی از جامعه‌شناسان برجسته، چهار ویژگی ارزشمندی، وحدت، تعداد اعضاء و تعهد را از ویژگی‌های فعالیت‌های انجمنی دانست و ابراز خوشحالی کرد که هر چهار ویژگی را در فعالیت‌های انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران مشاهده می‌کند.
در ادامه این جلسه حضار از جمله خانم‌ها دکتر صمیعی، پاسیار، بهارلو، فرزادی، علی‌عسگری، دکتر خوانساری، دکتر قربانی، دکتر پورصالحی، دکتر پاکدامن، پازوکی، علیمرادی، معماری، سلطانی، پورحقانی، رضائی، یوسفی، ابراهیمی، جعفری و ترابی به ارائه نقدها و پیشنهادهای خود پرداختند. مهم‌ترین این نکات به شرح زیر است:
* برنامه‌ریزی بهتر جهت تقسیم کار میان نیروهای داوطلب دانشجوئی
* تقسیم بهتر نشست‌های همزمان در سالن‌های کنگره
* انجام هماهنگی‌های بیشتر میان کادر اجرائی در روزهای قبل از شروع کنگره
* ضرورت شفاف‌تر شدن مسئولیت‌ها و جلوگیری از اعمال نظر و دخالت بی‌جا در برنامه‌ریزی‌های اجرائی
* انجام هماهنگی‌های بیشتر میان دبیران پنل‌ها با مسئولان اجرائی سالن‌ها
* فعال‌سازی بیشتر سایت کنگره و آرشیو مطالب کنگره‌های پیشین
* تعیین مکان مناسب‌تری جهت برگزاری نشست‌های پرطرفداری چون نشست تاک
* تدوین فرم‌های متفاوت برای ارسال ایده‌ها و تجربه‌ها
* صدور گواهی‌های الکترونیکی و جلوگیری از صدور گواهی کاغذی در موارد غیرضروری
* رفع مشکل ثبت‌نام در سایت کنگره
* مشکل ضبط صدا در سالن‌های محل نشست و ضرورت رفع این مشکل
* مشکل پذیرائی نهار و شروع دیرهنگام پنل‌های بعدازظهر
* فعال نبودن برخی از گروه‌های تلگرامی کنگره و اظهار ناراحتی بابت ارسال اخبار انجمن در همه کانال‌ها
* ضرورت جدی‌تر گرفتن بخش نمایشگاهی کنگره
* اطلاع‌رسانی معیارهای موردنظر در انتخاب آثار برگزیده جوایز ملی و تبیین ویژگی‌های این آثار
* ضرورت انتشار به موقع کتاب کنگره و اشاره به مشکلات مربوط به پیاده‌سازی پنل‌ها
* ارائه پیشنهاد برای استفاده از بسته‌های غذائی آماده در وعده نهار
* ضرورت استفاده نکردن از افراد تکراری در پنل‌ها
* صفر کردن هزینه ثبت‌نام برای دانشجویان
* وجود دستورالعمل‌ها و سیاهه‌های وارسی برای همه فعالیت‌های اجرائی
* فعال‌سازی صفحه اینستگرام کنگره و افزودن اعضاء و ثبت‌نام‌کنندگان در این صفحه
* توجه بیشتر به برگه‌های نظرسنجی و همچنین مستندسازی فعالیت‌های کنگره
* توجه همزمان به مباحث نظری و همچنین مسائل کاربردی در پنل‌های کنگره
در پایان مقرر شد که در آینده، جلسه‌های علمی و اجرائی بیشتری به منظور برنامه‌ریزی هرچه بیشتر فعالیت‌های کنگره برگزار شود.
