نشست فرایندهای نگهداری: شاخص‌ها و استانداردها، دارای یک کمیته در انجمن و یک کارگروه است. کمیته آن در انجمن موسوم به کمیته “برنامه‌ریزی و بهبود مستمر” است و کارگروه آن به نام کارگروه “کیفیت خدمات اطلاعاتی” است.
کارگروه کیفیت خدمات اطلاعاتی دارای یک گروه ایمیلی است که برای نشست نیز از همان استفاده می‌شود. اما برای نشست، علاوه بر گروه ایمیلی که دارای اعضای محدود است، یک کانال تلگرامی نیز در تاریخ 01/04/1396 یعنی بلافاصله پس از تصویب نشست در کمیته راهبری، راه‌اندازی شده است. این کانال تلگرامی به دلیل استقبال زیاد در همان روز نخست، روز بعد یعنی در تاریخ 02/04/1396 با کمک سرکار خانم خراسانچی مدیر محترم روابط عمومی انجمن تبدیل به سوپرگروه گردید. این گروه تا پایان مرداد 1396، تعداد 74 نفر عضو داشته است.
در حال حاضر همان‌گونه که گفته شد هم عنوان اصلی نشست (کیفیت خدمات اطلاعاتی) و هم عنوان تخصصی امسال (فرایندهای نگهداری: شاخص‌ها و استانداردها) مشخص هستند و محورها و اعضای نشست نیز با مشارکت اعضا در حال تعیین شدن است. منابع متعدد و ارزشمندی نیز در خصوص موضوع نشست به منظور پشتیبانی از موضوع نشست، توسط اعضای کارگروه شناسایی و در کانال تلگرامی و گروه ایمیلی، به اشتراک گذاشته شده است. از جمله محورهایی که در گروه تلگرامی مورد بحث واقع شده‌اند موارد زیر هستند:
- استانداردهای مرتبط با فرایندهای نگهداری در محیط الکترونیکی
- شاخص‌های بهینه‌سازی عملکرد فرایندهای نگهداری با توجه به شرایط بومی ایران
- تهدیدها و ریسک‌های فرایندهای نگهداری شامل ریسک‌های چهارگانه عامل انسانی، عمرمفید منابع، حوادث طبیعی و ریسک‌های جابه‌جایی و نقل و انتقال (با تاکید بر شرایط کشور) هستند.
در خصوص برگزاری جلسه حضوری عمومی، هنوز جلسه‌ای برگزار نشده است اما جلسات محدود با برخی از اعضا و صاحبنظران به تعداد 3 جلسه برگزار شده است و با برخی دیگر از اعضا و صاحبنظران نیز علاوه بر گفتگوی مجازی به صورت تلفنی و تفصیلی‌تر هم‌اندیشی صورت پذیرفته است.
یکی از موضوع‌هایی که به صورت مجازی و تلفنی پیگیری شده است، بررسی امکان ایجاد غرفه‌ای در حاشیه کنگره برای بحث و گفتگو در باره “ربات کتابخوان” است که صحبت‌های اولیه با جناب مهدی جم‌پور مبتکر و مخترع این ربات انجام شده و امکان برپایی غرفه نیز در جلسه کمیته راهبری کنگره مطرح شده است.
دبیر این نشست عضو کارگروه دبیران نشست‌های کنگره است و تا کنون در یک جلسه دبیران نشست‌ها در ماه رمضان شرکت داشته است و یک مطلب نیز در همین رابطه در سخن هفته لیزنا منتشر کرده است که بیانگر چارچوب‌های موردنظر در پنل است. همچنین از همان ابتدای تشکیل گروه تلگرامی، یادداشتی توضیحی در خصوص موضوع اصلی نشست و چارچوب‌های آن تهیه و به گروه الصلق شد تا مورد استفاده افرادی که در گروه عضو می‌شوند قرار گیرد.
