حاضران در نشست دکتر غلامرضا امیرخانی معاون کتابخانه ملی ایران (به نیابت از رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران)، دکتر مظفر پاسدار شیرازی مشاور رئیس و مدیرکل حوزه ریاست و روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، دکتر سعید رضایی شریف‌آبادی نایب رئیس انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران و دبیر علمی کنگره، دکتر رحمت‌الله فتاحی و دکتر عبدالحسین فرج پهلو استادان علم اطلاعات و دانش شناسی و اعضای حقیقی شورا، سعید انبارلویی مدیر کل آرشیوهای سازمان صدا و سیمای ایران، محمدعلی شامانی معاون فرهنگی کانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان (به نیابت از علیرضا حاجیان‌زاده مدیرعامل کانون)، محمدحسین صداقت‌فرد مدير امور كتابخانه‌ها و ترویج فرهنگ کتابخوانی شهرداری تهران (به نیابت از دکتر محمود صلاحی رئیس سازمان فرهنگی هنری شهرداری تهران)، دکتر سیروس علیدوستی رئیس پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران، امین متولیان معاون برنامه‌ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات نهاد کتابخانه‌های عمومی ایران (به نیابت از علیرضا مختارپور دبیرکل نهاد)، علیرضا ناصری رئیس واحد پورتال و شبکه‌های اجتماعی مديریت امور كتابخانه‌ها و ترویج فرهنگ کتابخوانی شهرداری تهران، علی‌جلال جلالی نماینده شرکت الزویر در ایران، دکتر رضا رجبعلی بگلو عضو هیات مدیره انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران و کمیته راهبری کنگره، دکتر محمد زره‌ساز عضو هیات مدیره انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران و کمیته راهبری کنگره، ابراهیم عمرانی دبیر کمیته همایش‌های انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران و دبیر کمیته اجرایی کنگره و فرامرز مسعودی عضو هیات مدیره انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران و کمیته راهبری کنگره بودند. توضیح اینکه دکتر اشرف‌السادات بروجردی رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به علت شرکت در نشست انعقاد تفاهم‌نامه با کشور ترکیه، دکتر فریبرز خسروی رئیس انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران و دکتر زهرا شادمان عضو حقیقی شورا با اعلام قبلی نتوانستند در نشست شرکت کنند. همچنین دکتر جواد دهقانی رئیس مرکز منطقه‌ای اطلاع‌رسانی علوم و فناوری، محمدهادی زاهدی رئیس سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، دکتر نورالله مرادی عضو حقیقی شورا، مجید غلامی جلیسه مدیرعامل خانه کتاب و دکتر جبرئیل نوکنده مدیر موزه ملی ایران در نشست شورا حضور نیافتند.
در ابتدای نشست، دکتر سعید رضایی شریف‌آبادی گزارشی درباره پیشینه کنگره از نخستین آن در سال ۱۳۹۴ و هدف از برگزاری آن ارائه کردند. وی با اشاره به تدوین نظام‌نامه و تشکیل ارکان کنگره متخصصان علوم اطلاعات، بر اهمیت نقش و جایگاه شورای سیاستگذاری تاکید نمود. نایب‌رئیس انجمن در ادامه با بیان اینکه اعضای شورای سیاستگذاری ترکیبی از نمایندگان ذینفعان کنگره در جامعه علمی و حرفه‌ای حوزه فعالیت انجمن هستند، هدف از برگزاری نخستین نشست اعضای شورای سیاستگذاری را آشنایی و تعامل بیشتر سازمان‌های فعال در حوزه کتاب، کتابخانه، ارشیو، موزه‌ها و اطلاعات در سطح ملی عنوان کرد. وی همچنین تشریح اهداف و رویکردهای کلان کنگره، انتظارات و خواسته‌های ذینفعان، راه‌های افزایش مشارکت بیشتر مخاطبان و افزایش اثربخشی کنگره را از دیگر اهداف و انگیزه‌های برگزاری نخستین نشست شورا برشمرد.
پس از آن عمرانی توضیحاتی در باره تجربه‌ها و دستاوردهای دو کنگره پیشین ارائه نمود و با بیان تفاوت‌های کنگره متخصصان علوم اطلاعات با سایر همایش‌های علمی- پژوهشی رایج در کشور، بر جمع آوردن اعضای حرفه و دانشگاه در کنار یکدیگر و ایجاد بستر مناسب برای تعامل بیشتر این دو بخش تاکید نمود. دبیر اجرایی کنگره با تاکید بر ضرورت آگاهی اعضای هیات‌های علمی دانشگاه‌ها از ویژگی‌های محیط کار و مسائل عینی حرفه‌مندان گفت درک بازار کار می‌تواند برنامه‌ریزی‌های آموزشی و هدایت و تربیت دانشجویان را واقعی‌تر و اثربخش‌تر سازد. دبیر کمیته‌های انجمن از اعضای شورا درخواست کرد با ارائه پیشنهادها و راهکارها، کمیته راهبری کنگره را در مدیریت و هدایت بهتر و موثرتر کنگره یاری رسانند.
دکتر فتاحی درباره اهمیت کنگره و نشست شورای سیاستگذاری و همچنین ضرورت پشتیبانی همه جانبه از کنگره به عنوان یک حرکت ملی صحبت کردند. وی با تاکید بر ضرورت مشخص کردن استراتژی‌های برگزاری کنگره، بهره‌گیری از دو الگو را در تعیین استراتژی‌های کنگره مهم ذکر کرد و گفت در الگوی نخست باید مطالبه‌های حرفه‌مندان بازتاب داده شود و نهادهای مخاطب از جمله کتابخانه‌های مساجد و سایر صنعت‌هایی که در حوزه علم اطلاعات وجود دارند به طور دقیق شناسایی شوند. دکتر فتاحی در ادامه به اهمیت شناسایی گستره موضوعی کنگره و اولویت‌های آن اشاره کرد و گفت جلب مشارکت دانشجویان با حمایت و کمک استادان و اعضای هیات علمی، لزوم پویاسازی حرفه، ترویج امید در میان جامعه و لزوم ترغیب افراد برای حضور در کتابخانه‌ها، جذب حداکثری مخاطبان و حمایت از افراد نوآور را از اهداف مهم کنگره برشمرد. این استاد خوش‌سابقه در توضیح الگوی دوم، با تاکید بر رویکرد سیستمی شامل درونداد، پردازش و برونداد، با برشمردن اهمیت پیامدها و آثار کنگره به عنوان مراحل بعدی، تعیین و به کارگیری راهبردهای موثر برای ارزیابی اثربخشی و پیامدها مورد تاکید قرار داد.
جلالی دیگر عضو شورا از تجربه‌های خود درباره انجمن کتابخانه‌های تخصصی در کشورهای عربی حوزه خلیج فارس و فعالان صنعت اطلاعات در ترکیه صحبت به میان آورد. نماینده انتشارات الزویر در ایران، با تاکید بر ظرفیت‌های موجود در ایران، بین‌المللی شدن کنگره را دور از دسترس ندانست.
دکتر فرج‌پهلو موضوع تجربه تأثیرگذاری کنگره‌های پیشین را مطرح کرد و بر پیوند میان عمل و نظر در حوزه علم اطلاعات تاکید نمود. رئیس دفتر برنامه‌ریزی رشته علم اطلاعات و دانش‌شناسی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری با اشاره به طرح نکات سودمند در گروه‌های بحث کنگره سوم گفت این نکته‌ها ظرفیت خوبی برای بهبود بخشیدن به فرایند برنامه‌ریزی آموزشی ایجاد می‌کنند.
شامانی به موضوع کتابخانه‌های کودک در ایران و ظرفیت‌ها و امکانات آن‌ها اشاره کرد و گفت کتابخانه‌های کودک در ایران در مقایسه با بسیاری از کشورها و حتی کشورهای پیشرفته از رشد خوبی برخوردار بوده‌اند و قابلیت توجه بیشتری را در کنگره دارند. معاون فرهنگی کانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان با اشاره به ارتباط نه‌چندان قوی میان انجمن و کانون در گذشته و ناکافی بودن آن، آمادگی کانون برای مشارکت فعال‌تر در کنگره سوم را اعلام نمود و پیشنهاد کرد موضوع کودک و دانش به صورت جدی در جامعه بحث شود.
انبارلویی با توجه به تم کنگره سوم متخصصان علوم اطلاعات، به وجود ابهام و گوناگونی در حوزه علم اطلاعات اشاره کرد. مدیرکل آرشیوهای صدا و سیما با تاکید بر اهمیت فرایندهای مستند برای بازیابی و تبدیل قالب‌های اطلاعات قدیمی، شناسایی و طرح تجربه‌ها و مدل‌های موفق ملی در این زمینه و استفاده از تجربه سایر کشورها را ضروری توصیف کرد. وی همچنین با اشاره به وجود اختلاف فاز میان دانش‌آموختگان از یک سو و تجربه‌های موجود حرفه‌مندان از سوی دیگر، در باره آسیب‌های شناسایی شده در این زمینه، از جمله پراکندگی اطلاعات و نبود شیوه‌های مناسب برای استخراج این اطلاعات توضیح داد. انبارلویی با تاکید بر اهمیت آگاهی جامعه از آرشیوها و اطلاعات موجود در آن‌ها، راه‌اندازی نهضت بازیابی اطلاعات و ایجاد ظرف یا پایگاهی واحد برای شناسایی و نگهداری این دست از اطلاعات را از جمله راهکارهای حل این مشکل دانست.
در ادامه نشست، دکتر علیدوستی با انتقاد از حضور کم‌رنگ بانوان در شورای سیاستگذاری، به مسئله نبود یک متولی مشخص در حوزه کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی در وزارت عتف و سایر وزارتخانه‌ها شاره کرد و آن را یکی از چالش‌های مهم در بهبود کیفیت خدمات کتابخانه‌ها برشمرد. رئیس پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات با تاکید بر ضرورت هماهنگی میان کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعات در سطح کشور، پیشنهاد کرد این مسئله و نیز موضوع نشست روسای کتابخانه‌های وزارت عتف که همایش آن سال آینده برگزار خواهد شد در کنگره مورد توجه قرار گیرد. دکتر علیدوستی همچنین با توجه به تجربه خود در کنگره پیشین، استفاده از تجارب سازمان‌ها و الگوبرداری از یکدیگر را جزو اهداف کنگره برشمرد. وی پیشنهاد کرد سازمان‌هایی مانند وزارت عتف، سازمان برنامه و بودجه و سایر سازمان‌های بالادستی در کنگره مشارکت داشته باشند با دعوت از افراد تأثیرگذار، کارکردهای روزآمد کتابخانه‌ها مورد توجه قرار گیرد.
امین متولیان درباره تفاوت میان کنگره و سایر نشست‌ها و اجتماعات علمی توضیح داد و با اشاره به استخراج دانش ضمنی که بر اساس مواجهه تجارب صورت می پذیرد، بر ضرورت حل مسئله‌ها تأکید کرد. از نظر معاون پژوهشی نهاد کتابخانه‌های عمومی ایران، مسئله اجتماعی شدن کتابخانه‌های عمومی از جمله مسائل نوپدیدی است که قرار است در قالب نشست کتابخانه‌های عمومی در کنگره سوم پیگیری شود. نکته دیگر مورد بحث متولیان، مسئله کتابخانه‌های مشارکتی در ایران بود که به نظر وی آنچنان که شایسته است در کنگره به آن پرداخته نشده است. وی با تاکید بر ضرورت تشکیل کمیته‌های فرعی و حضور افراد تأثیرگذار در این نوع کتابخانه‌ها، پیشنهاد کرد راهکاری برای بررسی و حل مشکل کتابخانه‌های مشارکتی که اکنون با بحران هویت در جامعه مواجه هستند، در کنگره پیش‌بینی شود.
دکتر زره‌ساز با توجه به اهمیت مطالبه‌های اصلی حرفه‌مندان، سازمان‌ها، استادان، دانشجویان و سایر افراد در کنگره، بر لزوم رسیدگی و پیگیری این مطالبه‌ها تاکید نمود و پیشنهاد کرد کمیته‌ای برای پیگیری این مطالبه‌ها تشکیل و راهکارهای مناسب جستجو شود.
در ادامه نشست صداقت‌فرد و ناصری تداوم پشتیبانی سازمان فرهنگی هنری شهرداری تهران از کنگره را مورد تاکید قرار دادند و نخستین نشست شورای سیاستگذاری کنگره سوم متخصصان علوم اطلاعات ایران با اعلام تمایل حاضران به تداوم این نشست‌ها پایان یافت
